Die Hauptfunktionen eines Web Content Management Systems bestehen darin, Inhalte durch Automatisierungen einfacher, leichter und schneller zu veröffentlichen. Dies sollte ohne den Verlust der Kontrolle über das Design (= Verkürzung des Time-to-Web) passieren. Das spart Zeit und Geld bei der Einstellung und Pflege von Webseiten und die Betreiber können sich verstärkt der inhaltlichen Qualität widmen.
Vorteile: Auch Mitarbeiter ohne HTML-Kentnisse sind eigenständig in der Lage Webseiten zu erstellen, zu pflegen und live im Web zu publizieren. Aktualisierungen werden dadurch ohne Verzögerung veröffentlicht, Zielsetzungen werden eingehalten. Die Verwaltung der Inhalte wird deutlich erleichtert, z.B. über eine komfortable Linkverwaltung. Auch Änderungen der Gestaltung lassen sich effizient umsetzen, da lediglich die Vorlagen angepasst werden müssen, anstatt jedes Dokument einzeln anzupassen. Das spart Zeit und Geld. Die Bearbeitung der Website über den Browser ermöglicht eine orts- und zeitunabhängige Bearbeitung und Pflege.